名刺管理サービスとは？特徴とデメリットを解消する方法を解説

名刺管理サービスとは、名刺をクラウド上に保管し、管理や共有ができるサービスのことです。

この記事では名刺管理サービスの概要やメリット・デメリットについて解説しています。また、名刺発注を簡単に行えるおすすめのサービスについても取り上げているため、ぜひ参考にしてください。

 

名刺管理サービスとは

名刺管理サービスとは、名刺をクラウド上に保管し、管理・共有できるサービスのことです。

代表的なサービスとしては、SansanやEightなどが挙げられます。
これらのサービスを自社で導入しているといった人も多いのではないでしょうか。

名刺管理サービスでは、紙の名刺を機械で読み取って自動的に名前や会社名などの情報を登録してくれます。

ビジネスパーソンは日々多くの人と名刺を交換しており、会社単位で見るとその数は非常に膨大です。そのため、中には必要な名刺がどこにあるのかすぐに見つけられないケースや名刺を共有できなかったためにビジネスチャンスを逃してしまうといったこともあるでしょう

名刺管理サービスは、名刺を読み取って自動登録できるだけでなく、検索にも対応しているため、クラウドにアクセスできる環境であれば、必要な名刺をいつでも見つけられます。

また、誰でもシステムにアクセスできるため、名刺の共有もしやすくなります。外出先や出張先などから名刺情報を確認するといったことも可能です。

 

名刺管理サービスのメリット・デメリット

名刺管理サービスの導入にはさまざまなメリットがありますが、その一方でデメリットも少なからず存在します。ここでは具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのか解説します。

 

メリット

名刺管理サービスのメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

 

・名刺管理の効率化

・情報の一元管理

・名刺検索のしやすさ

・多様な働き方をサポート

 

名刺管理サービスを導入することで、社内にある大量の名刺を効率よく管理できるようになります。先ほども説明しているように、名刺管理サービスは名刺の情報を自動で読み取り登録してくれるため、人手による入力の手間がかかりません。入力ミスの心配もないため、管理の手間が省けます。

また、システム上に全ての名刺情報が集約されるため情報の一元管理が可能です。コンタクトを取りたい人の情報もすぐに見つけられるほか、他の人が交換してきた名刺を共有してもらうこともできます。これによってビジネスチャンスを増やすこともできるでしょう。

さらに名刺管理サービスは基本的に名刺情報の検索にも対応しています。機械で読み取った名前や企業名などをワード検索できるため、苗字などから簡単に必要な名刺を見つけられます。

そして、名刺管理サービスはクラウド上で利用するサービスであるため、インターネット環境があればオフィスにいなくても利用可能です。そのため、名刺を確認するために会社に戻るといった手間がかからず、リモートワークなどの多様な働き方の促進にもつながるでしょう。

 

デメリット

名刺管理サービスのデメリットとしては、あくまでも名刺を管理するためのサービスであるため、名刺の発注や作成には対応していない点です。名刺の交換頻度が多くなると、すぐに追加発注が必要となるため、必要な時にすぐに発注できない名刺管理サービスでは不便です。

名刺を発注する場合、別途名刺制作会社とのやりとりをしなければならず手間もかかります。このようなデメリットをいかに克服するかは大きな課題だといえるでしょう。

 

名刺発注におすすめのサービス

先ほど紹介した名刺管理サービスのデメリットを克服する方法の1つとして挙げられるのが、面倒なやりとり不要で簡単に名刺を発注できる「法人e名刺」です。

法人e名刺はWeb上で名刺のデザイン等を選べ、注文も全てWebで完結するため面倒なやり取りが発生しません。
名刺が必要だと感じたらすぐに発注できます。名刺のデザインは画面上でプレビュー確認でき、必要に応じて文字情報の編集も行えるため、デザインが思っていたのと違ったといったことにはならないでしょう。
権限を設定すれば、名刺が必要な社員自身が発注申請を行い、管理者が承認するといった形も取れます。

 

さらに、法人e名刺はサービス利用に月額料金がかからない点も特徴です。そのため、名刺作成コストのみですぐに名刺作成ができるため、企業のコスト削減にも貢献してくれます。印刷は50枚から対応しているため、小ロットで発注したい人や100枚も必要ないといった人のニーズにも応えてくれます。

 

発注の翌営業日には発送され、複数の拠点への発送にも対応しているためスムーズです。地方の営業所やテレワークで自宅で仕事をしている社員に名刺を届けたいといった要望にも対応できます。

 

名刺管理サービスで名刺を管理しつつ、名刺の発注は法人e名刺を活用すれば、発注・管理をどちらもスムーズに行うことができるでしょう。ぜひサービスの導入を検討してみてください。

 

まとめ

今回は名刺管理サービスの概要やメリット・デメリットについて解説しました。名刺管理サービスは社内に膨大にある名刺を一元管理し、必要な名刺情報にすぐにアクセスできるようにしてくれる点が大きなメリットですが、名刺発注には対応していないため、発注には別途手間がかかります。

名刺発注にかかる手間を最小限に抑えたい方は、全ての手続きがWeb上で完結し、翌営業日には発送される法人e名刺の利用を検討してみてください。